Accueil Bureautique Quel logiciel pour remplacer Microsoft Office ?

Quel logiciel pour remplacer Microsoft Office ?

Sur quels critères choisir une suite bureautique ?

Quelles sont les suites les plus utilisées dans entreprise, et pourquoi ?

A découvrir également : Comment activer la licence Microsoft Office ?

Quelles sont les suites les plus appropriées pour différents profils (individus, TPE, étudiants et enseignants) ?

Que valent les solutions gratuites ?

A lire en complément : Comment réparer Internet Explorer a cessé de fonctionner ?

C’est à toutes ces questions que j’essaie de répondre dans ce Dossier spécial. Cela vous aidera, j’espère mieux comprendre les enjeux, et des choix éclairés, qu’ils soient personnels ou professionnels.

Contenu

  • Critères de sélection d’une suite bureautique
  • En entreprise, le cloud devient un must
    • Chiffres Cloud
    • Les suites bureautiques dans le cloud
    • Clouds privés
    • Les applications Web remplacent-elles les applications de bureau ?
  • Les 2 principales suites de bureaux de l’entreprise
    • Microsoft Office
    • Suite G
  • Challengers pour le bureau
    • Bureau WPS
    • LibreOffice
    • Leurs limites
  • Challengers pour le web
  • Passer d’une suite bureautique à une autre
  • Suites bureautiques pour particuliers et TPE
    • Solutions gratuites
    • Solutions payantes
  • Solutions pour les étudiants et les enseignants
    • Office 365 Éducation
    • WPS Office Premium
  • En synthèse

Critères de sélection d’une suite bureautique

Voici les principaux critères qui guideront généralement la Choisir une suite bureautique :

  • Portée fonctionnelle (applications et fonctionnalités proposées)
  • Les types d’applications proposées (ordinateur de bureau, mobile, web)
  • Intégration dans l’environnement logiciel (système d’exploitation et autres logiciels)
  • La capacité de l’éditeur à évoluer suite
  • Facilité de déploiement et maintenance
  • Facilité d’utilisation
  • Le prix
  • Normes prises en charge (ODF, OOXML, SVG, Math ML…)

Bien sûr, les critères pour choisir une suite de bureau sont très différents pour une entreprise et pour un particulier. Mais ils varient également considérablement entre les différents profils d’entreprise et les individus.

C’est pourquoi dans le reste de cet article, je vais traiter choix possibles en fonction des profils utilisateur.

En entreprise, le cloud devient un must

Pour continuer à croître tout en restant efficace, un entreprise ou organisation (en particulier grande taille) doit répondre à 5 Principales questions :

  • Collaboration  : travailler en équipe, partager des documents et du contenu multimédia, faire des réunions à distance entre des sites distants ou avec des clients…
  • Mobilité  : travailler à distance, en déplacement, sur différents appareils, connectés ou déconnectés…
  • Sécurité  : gestion de l’authentification dans plusieurs environnements, droits d’accès, protection contre les attaques, sauvegarde des données et protection…
  • Mise à l’échelle (évolutivité)  : être en mesure d’adapter facilement les dimensions de l’infrastructure à l’évolution du nombre d’employés et de clients
  • Disponibilité  : Assurer la plus haute disponibilité possible des services

Configurer, gérer et mettre à l’échelle infrastructure matérielle et logicielle pour répondre à ces besoins moyens techniques et financiers considérables . C’est pourquoi Les entreprises se tournent de plus en plus vers des solutions cloud. Les géants de Web comme Google, Amazon et Microsoft, ont les moyens nécessaires pour gérer ces questions en grande partie à leur place.

Cloud permet d’utiliser de plus en plus d’applications web. Mais cela ne signifie pas abandonner les applications de bureau. Ceux-ci doivent simplement être intégrés dans l’environnement web.

Chiffres Cloud

File19 rapporte une étude très intéressante réalisée en 2018 par Bitglass, une société Silicon Vallée

Bitglass a analysé les domaines de messagerie 135 000 organisations à travers le monde pour mesurer leur utilisation de principales solutions de productivité (les suites bureautiques en font partie) dans le nuage.

Dans l’ensemble, voici tout d’abord l’évolution du taux Adoption du cloud de services :

Taux d’adoption des services cloud d’entreprise et d’organisation Les entreprises adoptent donc massivement les services cloud.

Les suites bureautiques au sens large sont au cœur des solutions cloud.

Suites Office dans le cloud

Les principales suites bureautiques sont maintenant toutes présentes dans le cloud. Certains éditeurs proposent également de nombreux services cloud complémentaires aux applications de base. C’est le cas pour Microsoft et Google, mais aussi pour OnlyOffice.

Google a même fait le pari avec Suite G , pour offrir uniquement des applications et des services Web (et non des logiciels de bureau).

OnlyOffice propose une solution cloud hébergée par Amazon (AWS) ou OVH Cloud si vous préférez vos données pour rester en France.

Clouds privés

Comme nous l’avons vu, une solution cloud permet à une entreprise de déléguer complètement la gestion de l’infrastructure matérielle et logicielle à un géant du web, dont la spécialité est.

Cependant, certaines entreprises préfèrent garder le contrôle de leur infrastructure et de leurs données. Ils implémentent ensuite un cloud privé sur leurs propres serveurs.

Pour cela, ils peuvent se tourner vers des solutions gratuites telles que OnlyOffice et LibreOffice Online. Ils doivent ensuite les intégrer à un serveur qui fournit des services de stockage et d’authentification en ligne, comme expliqué sur cette page.

Les applications Web remplacent-elles les applications de bureau ?

Le développement d’applications web est tel que nous pouvons légitimement poser la question. En outre, Google ne propose aucune application de bureau… OnlyOffice a fait le choix de créer une suite de bureau qui n’est qu’un paquet de ses applications web.

L’augmentation des vitesses Internet et l’arrivée de nouvelles technologies web nous permettent de réaliser une expérience utilisateur de plus en plus proche de celle des applications locales.

Cependant, les applications de bureau continuent d’évoluer également. Ils sont de plus en plus intelligents et offrent des fonctionnalités avancées et une productivité que les applications Web ne peuvent pas correspondre

C’est pourquoi les applications de bureau sont toujours essentielles pour certains besoins ou contextes.

En fait, ils utilisent de plus en plus les services web pour la traduction, les dictionnaires, le téléchargement de modèles, le stockage de documents… etc.

L’un des principaux problèmes pour une bonne cohabitation du web et local est la fidélité de rendre des documents dans l’un ou l’autre environnement . En particulier, un document édité localement doit pouvoir être affiché avec un très bon rendu dans l’application web. À ce jeu Microsoft et OnlyOffice sont très doués. OnlyOffice tire même parfois avantage sur son concurrent dans certaines situations.

Les 2 principales suites de bureaux de l’entreprise

2 mastodontes dominent le marché des solutions de productivité d’entreprise : Microsoft 365 (anciennement Office 365) et Google G Suite.

L’étude précédente montre l’évolution de leur adoption par entreprises :

Taux d’adoption pour les suites Office 365 et G suite bureautique en entreprise

Donc, nous pouvons voir qu’en 2018, plus de 56% des entreprises utilisaient Office 365 et près de 25 % utilisaient G Suite.

Nous voyons également qu’Office 365 a fait des progrès significatifs, tandis que que G Suite stagne depuis 2016.

Il est à noter, cependant, que G Suite a une déficience majeure en Par rapport à son concurrent : il n’offre pas d’application de bureau.

Voyons maintenant plus en détail les solutions proposées par Microsoft et Google pour les entreprises

Microsoft Office

Microsoft continue d’offrir 2 modèles de licence :

  • Versions vintage  : Office 2010, 2013, 2016, 2019… plutôt destiné aux PME, et acheté définitivement.
  • Office 365 , vendu sous forme d’abonnement par utilisateur et par mois, avec engagement annuel, et décliné en 3 niveaux (Business Essentials, Business, Business Premium).

Bureau Famille et Petite Entreprise 2019 se compose Le logiciel de bureau suivant pour Windows ou Mac OS :

  • Outlook (courrier et calendrier)
  • Word (traitement de texte)
  • Excel (feuille de calcul)
  • PowerPoint (présentation)
  • OneNote (prise de notes)

… et la licence n’est valide que pour un seul ordinateur .

Bureau de Professsionnel 2019 ajoute le logiciel suivant (pour Windows uniquement)

  • Publisher (création de documents de communication)
  • Accès (base de données)

Office 365 inclut le même logiciel qu’Office Professionnel, et ajoute un ou plusieurs éléments en fonction des niveaux suivant :

  • Versions Web de Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook (avec possibilité de travailler plusieurs sur le même document)
  • Services cloud :
  • Versions mobiles pour iOS ou Android Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote

  • Exchange (courrier et calendrier)
  • OneDrive (stockage et partage en ligne)
  • SharePoint (GED et intranet)
  • Microsoft Teams (réunions en ligne, chat, calendrier)
  • Microsoft Bookings (planification et gestion de votre rendez-vous)
  • Sécurité (contrôle d’accès aux informations, stratégies de mot de passe)

En outre, chaque utilisateur peut utiliser Office 365 sur 5 appareils simultanément (ordinateurs, tablettes et smartphones).

Cette page détaille les différences entre Office 2019 et Office 365 pour les entreprises.

Bien que cette page vous donnera plus d’informations sur les 3 niveaux d’Office 365 pour les entreprises.

Au début de 2020, Office 365 était utilisé par plus d’un million d’entreprises dans le monde, dont plus de la moitié aux États – Unis,

selon Statista. Suite G

N’oubliez pas que G Suite ne peut rivaliser avec Microsoft 365 sur le cloud, car Google n’offre pas d’application de bureau.

Google classe toutes les applications de G Suite en fonction de 4 besoins majeurs :

G Suite Office Suite logicielle et services Voici une brève description des demandes proposées :

  • Connecter
    • gmail (messagerie pro)

    • Agenda (planification)

    • Hangouts Chat (messagerie sécurisée de l’équipe)

    Hangouts Rencontrez (vidéoconférence). Google propose également un kit matériel pour conférencier

  • Créer
    • Docs (traitement de texte)

    • Feuilles (feuilles de calcul)

    • Formulaires (formulaires)

    • Diapositives (présentations)

    • Sites (création d’un site Web)

    • Appli Maker (développement d’applications avec peu de programmation)

    • Garder (gestion notes et tâches)

    Jamboard (tableau blanc numérique collaboratif)

  • Accès
    • Entraînement (stockage et partage de fichiers cloud)

    Cloud Rechercher (recherche dans G Suite)

  • Contrôle
    • Administration (gestion des comptes d’utilisateurs et des appareils)

    • Coffre forte (archivage, recherche et exportation d’informations)

  • Périphériques mobile (gestion des appareils mobiles)

La plupart sont disponibles en tant qu’applications appareils mobiles pour Android et iOS.

G Suite est offert en 3 niveaux (base, entreprise et entreprise) détaillée sur cette page.

Challengers pour le bureau

Bureau qui offrent une alternative vraiment crédible à Microsoft Office pour le bureau sont rares.

Voici les 2 principaux :

Bureau WPS

WPS Office, développé par l’éditeur chinois Kingsoft depuis 1988, a enregistré plus de 300 millions d’utilisateurs actifs mensuels en 2019 selon cette source. Les particuliers, ainsi que les entreprises et les organismes publics.

Il est disponible pour Windows, Mac OS, Linux, Android et iOS. Il propose 4 applications : Writer, Tableur, Présentation et Outils PDF.

Il est disponible en 3 niveaux :

  • De base gratuit pour le grand public
  • Pro comme abonnement annuel ou achat d’une licence à vie
  • Premium abonnement mensuel ou annuel

Il est compatible avec les formats de documents Microsoft et Google.

Si vous veulent savoir pourquoi je considère cette suite comme la meilleure alternative (et de loin) à Microsoft Office pour le bureau, lisez cet article.

LibreOffice

En 2000, Sun Microsystems lance le projet OpenOffice.org pour produire une alternative gratuite et gratuite à Microsoft Office. C’est ainsi qu’OpenOffice est né.

Après la version 3.3 publiée en 2011, le projet a divisé dans 2 branches :

  • Apache OpenOffice, soutenu par la Fondation Apache
  • LibreOffice, soutenu par The Document Fundation Foundation Foundation, mais développé par la communauté

Ces 2 suites bureautiques sont disponibles pour Windows, Mac OS et Linux. Il y a aussi une application pour Android avec le nom d’Andropen Office (plaisir ce nom, vous ne pouvez pas le trouver ? 😉)

OpenOffice et LibreOffice se sont répandus dans organismes publics (gouvernements, écoles, universités, etc.), parce qu’ils sont à l’aide de la norme Open Document Format (ODF). Ils supporte également la norme OOXML utilisée par Microsoft Office.

Note  : OOXML (Office Open XML) a été créé par Microsoft et est également standardisé.

OpenOffice et LibreOffice intègrent les logiciels suivant :

  • Rédacteur (traitement de texte)
  • Calc (feuille de calcul)
  • Impress (présentation)
  • Dessiner (dessin)
  • Math (édition de formules mathématiques)
  • Base de données (base de données Firebird ou HSQL DB)
  • Logiciel LibreOffice

En outre, les fonctionnalités de LibreOffice peuvent être étendu par des plugins.

OpenOffice n’est presque plus développé et doit disparaître. Pour en savoir plus, consultez cette page.

LibreOffice, cependant, continue d’être activement développé par la communauté . Une nouvelle version est publiée tous les 6 mois, en mars et septembre.

Selon Wikipédia, LibreOffice a réclamé 200 millions d’utilisateurs dans le monde en 2018, dont 25% les étudiants. Mais je n’ai pas pu trouver de statistiques sur son taux d’adoption par les entreprises et les administrations.

Mon opinion personnelle  : LibreOffice souffre de 2 défauts majeurs à mon avis : — sa mauvaise compatibilité avec les formats Office — son ergonomie floue qui le rend beaucoup moins productif que ses concurrents.

Leurs limites

LibreOffice et WPS Office ne couvrent pas tous les besoins de l’entreprise. Par exemple, ils n’intègrent pas de logiciel de messagerie, calendrier, réunion en ligne… Ils doivent donc être complétés par d’autres logiciels libres ou payants, avec une intégration de l’ensemble qui sera certainement pire que dans une suite logicielle du même éditeur (liens entre applications, conservation des formats lors de copier/coller & # 8230 ; etc.).

Challengers pour le web

Les suites Office sur le Web sont accompagnées dans certains cas d’applications de collaboration, gestion de projet, CRM… etc.

Cependant, ce n’est pas le cas pour WPS Office, qui n’est pas du tout dans la course du web. Ses applications de bureau sont bien déclinées en version web, mais celles-ci sont encore très peu évoluées, et ne sont pas comparables aux tenors du marché.

Les challengers sérieux sont à mon avis Zoho Docs, et surtout OnlyOffice, qui fournit beaucoup de fonctionnalités innovantes et totalement gratuites !

Passer d’une suite bureautique à une autre

Changer la suite bureautique dans une grande organisation (par exemple, d’une solution payante à une solution gratuite) peut s’avérer difficile et coûteux. Les facteurs suivants ne doivent pas être sous-estimés :

  • Coût de l’intégration de la nouvelle suite bureautique dans l’environnement informatique existant
  • Tout problème de qualité et/ou de disponibilité généré par la migration
  • Déclin temporaire de la productivité causé par l’évolution des habitudes
  • Le coût de la formation des employés

Suites Office pour particuliers et TPE

Pour les particuliers et les très petites entreprises, la communication, la collaboration et la mobilité sont généralement des besoins beaucoup moins important que pour les grandes entreprises.

De même, ils utilisent difficilement des caractéristiques nettes telles que la base de données, le publipostage, simulation financière, emprunt… etc. Outils tels que Access, Power Pivot, un solveur sont donc de peu d’aide pour eux.

Les personnes et les TPE sont cependant très sensibles à prix (en particulier les étudiants) et la facilité d’utilisation. Pour ces raisons, ils peuvent se tourner vers des solutions libres.

Solutions gratuites

Voici les principales solutions gratuites :

  • Suite Web Office Online de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, OneNote)
  • Google Docs, Sheets, Slides et Forms applications web
  • Suite Web OnlyOffice
  • Logiciel de bureau WPS Office et LibreOffice

Solutions payantes

Microsoft est le seul à offrir des solutions payantes pour les particuliers et TPE, avec Office 2019 et Office 365.

Le contenu de ses offres est décrit sur cette page.

Voici les principales raisons qui peuvent pousser un individuel pour acheter Office 365 ou Office 2019 :

  • Même suite de bureau qu’au travail  : une personne qui utilise déjà Office au travail n’aura pas besoin de s’habituer à un autre produit. Elle pourra profiter immédiatement du savoir-faire et de la productivité acquis dans l’entreprise
  • Un atout sur son CV  : Un employeur appréciera davantage un CV qui mentionne la maîtrise de la suite bureautique utilisée dans son entreprise. Comme nous l’avons vu, Office est de loin la suite la plus utilisée dans les affaires. Ce critère est même décisif dans certains domaines tels que la comptabilité, le secrétariat, l’administration…
  • Facilité d’utilisation  : ce point est très subjectif et basé sur ma propre expérience. Word et Excel ont 2 fonctionnalités qui facilitent la mise en forme des documents : le style ensembles et thèmes. En tant qu’utilisateur de Microsoft Office et LibreOffice, je trouve beaucoup plus facile de faire des documents avec un formatage soigné et varié avec Office.
  • Achat à moindre coût  : il est facile de trouver de très grandes promotions sur Office 2019 (exemple : une licence de moins de 15€ !) , et des promotions intéressantes sur l’abonnement à Office 365 (-25%).

Avantages d’Office 365

Office 365 apporte les avantages supplémentaires suivants par rapport à Office 2019 :

  • En version familiale, l’abonnement est utilisable par 6 personnes. Chacun peut installer Office sur tous ses appareils et se connecter à 5 périphériques en même temps
  • Chaque personne dispose de 1 To de stockage gratuit sur OneDrive
  • Fonctionnalités supplémentaires dans OneNote (plus de détails ici) et Sway
  • Disponibilité continue des nouvelles fonctionnalités logicielles. Pas besoin d’attendre 3 ans pour la sortie d’une nouvelle version. Office 365 est toujours à la pointe de la technologie.

En mars 2020, Office 365 comptait 258 millions d’utilisateurs mensuels (n’oubliez pas que l’abonnement est mensuel ou annuel).

basé sur les professionnels de l’informatique Office 365 Solutions pour les étudiants et les enseignants

Ce que nous avons vu dans le chapitre précédent pour particuliers et TPE s’applique également aux étudiants et aux enseignants.

Cependant, Microsoft a également développé une offre qui leur est spécifiquement destinée, en particulier pour répondre aux besoins de collaboration entre enseignants et étudiants.

Alors que WPS offre son niveau Pro gratuitement enseignants et étudiants.

Dans tous les cas, un abonnement doit être souscrit par l’école.

Les étudiants et les enseignants peuvent alors profiter outils gratuits à la maison

Voyons quels abonnements sont offerts.

Office 365 Éducation

Office 365 Éducation propose 3 plans d’abonnement à l’établissement :

A1  : formule 100% gratuite, qui donne accès aux Bureau Application Web en ligne (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote) et aux services infonuagiques suivants pour l’établissement :

Logiciels et services inclus dans Office 365 Éducation Voici une description sommaire de ces services :

  • Exchange est le serveur de messagerie et le calendrier de l’institution
  • OneDrive est le stockage et le partage en ligne
  • SharePoint est un outil de gestion électronique des documents (EDM) et de création d’intranet
  • Microsoft Teams est une plateforme collaborative pour le travail d’équipe (réunions en ligne, chat, planification). Elle est en fait la successeur de Skype for Business
  • Sway est un outil pour présenter du contenu sur tous les types d’écrans
  • Forms vous permet de créer des enquêtes, des questionnaires et des enquêtes, et de collecter des résultats dans Excel
  • Stream vous permet de partager du contenu vidéo au sein de l’institution
  • Flow vous permet de créer des workflows automatisés entre les applications et les services pour obtenir notifications, synchroniser des fichiers, collecter des données et plus encore.
  • PowerApps facilite la création d’applications
  • School Data Sync est un outil de synchronisation des données scolaires
  • Yammer est un réseau social d’entreprise

Outre les services décrits ci-dessus, certaines fonctionnalités de OneNote facilitent la collaboration entre enseignants et étudiants. Ils sont décrits sur cette page.

A3  : Fournir un accès supplémentaire aux versions bureautiques de ces logiciels, Publisher, Access et Réservations (planification et gestion des rendez-vous)

A5  : formule donnant un accès supplémentaire au service Power BI et gestion intelligente de la sécurité et conformité avancée.

Pour voir tous les détails et les prix de ces formules, consultez cette page.

WPS Office Premium

WPS Office Premium offre les avantages suivants :

  • Fonctionnalités avancées sur Writer, Présentation et Feuilles de calcul
  • Outils pour convertir des PDF en Word et fusionner et séparer des documents PDF
  • Modèles en ligne pour tous les types de documents
  • Chaque utilisateur peut installer la suite sur un maximum de 9 appareils (3 PC et 6 mobiles)
  • Stockage en ligne gratuit de 20 Go

En synthèse

Vous avez vu que la suite bureautique est au cœur de l’entreprise d’une entreprise/organisation. Son choix doit donc être réfléchi mutalement, parce que décisif et très engagé dans l’avenir.

Un individu ou un TPE sera plus facile à changer si nécessaire. Même si les solutions libres sont tentantes, le prix n’est pas le seul critère à considérer.

Si ce dossier a été utile, il sera sans doute aussi utile pour vos collègues ou amis, alors n’hésitez pas à le partager. Il m’encouragera également de continuer à faire ce genre de synthèse, ce qui nécessite un très important.

Enfin, je voudrais savoir : quelle suite bureautique utilisez -vous et qu’est-ce qui a guidé votre choix ? Dis-moi tout commentaire.

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