Avez-vous déjà entendu parler de l’e-invoicing ? Peut-être non. Dans cet article, nous allons découvrir la définition de l’e-invoicing, comment y parvenir, quand passer l’e-invoicing et quelles sont les raisons de se préparer à l’e-invoicing dès maintenant !
Plan de l'article
Définition de l’e-invoicing
L’ e-invoicing et la facture électronique sont deux notions similaires. Une plateforme publique ou privée certifiée est employée pour assurer la création, l’émission, la réception et l’archivage des factures par voie électronique.
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La facture électronique est un document structuré qui respecte les normes. En plus des mentions légales précisées par le Code du Commerce et par le Code général des impôts, de nouvelles données obligatoires sont aussi incluses dans celle-ci.
La conformité et l’authenticité de la facture électronique, l’origine de son émetteur, l’intégrité de son contenu non modifiable et sa lisibilité sont assurés par la certification via une solution dématérialisée.
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Comment faire de l’e-invoicing ?
Les services de la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) ont opté pour le schéma en Y pour assurer la mise en œuvre de la réforme. Les entreprises sont libres de choisir leur plateforme de facturation.
Autrefois, le portail Chorus Pro était seulement destiné à la facturation BtoG. Mais grâce à l’e-invoicing, le Portail Public de Facturation s’ouvre à n’importe quelle entreprise pour envoyer et recevoir des factures inter-entreprises.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires
Pour assurer l’envoi et la réception des factures électroniques ainsi que le transfert des données d’e-reporting à l’administration, les entreprises doivent passer par une plateforme. Les entreprises ont deux choix : abonnement à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou emploi des services du Portail Public de Facturation (PPF).
En passant par API, l’EDI ou le portail, le PPF propose aux entreprises un service gratuit de dépôt et de réception des factures.
Pour un délai de 3 ans, les PDP sont immatriculés auprès de l’administration. Celles-ci sont aussi soumises à un audit de conformité. Leurs missions sont nombreuses :
- Contrôle de la conformité des données et des factures avant tout transfert,
- Transmission des factures électroniques dans un format bien organisé aux plateformes de leurs destinataires,
- Réception des factures électroniques et transmission aux destinataires,
- Extraction des factures émettant les données de facturation et transmission à l’administration fiscale,
- Mise à jour des statuts de cycle de vie des factures,
- Transmission des informations mis à jour de l’annuaire au Portail Public.
Les formats de factures conformes à l’e-invoicing
Les factures sont répandues dans un format structuré. Ce dernier permet d’extraire les données de facturation. Voici les formats retenus pour l’e-invoicing :
- Format mixte ou hybride Factur-X: c’est un PDF qui englobe une représentation structurée de la facture.
- Factures en messages structurés (CII, UBL) qui respectent la norme sémantique EN 16931,
- Factures EDIFACT: acceptées si elles sont déplacées via des plateformes privées partenaires.
Quand passer à l’e-invoicing ?
Peu importe leur taille, toutes les entreprises doivent accepter les factures électroniques à partir de 2024.
Voici le calendrier d’application de l’e-invoicing :
- Pour les grandes entreprises : 1er juillet 2024,
- Pour les entreprises de taille intermédiaire : 1er janvier 2025,
- Pour les entreprises petites et moyennes (y compris les micro-entreprises) : 1er janvier 2026.
Pourquoi se préparer à l’e-invoicing à présent ?
La facturation est indispensable à l’immuabilité de l’entreprise. L’évolution d’un processus de facturation est un acte exigeant une planification et une sécurisation. Le retard ou le dysfonctionnement de facturation ou de paiement des factures engendre de lourdes conséquences financières et commerciales.
Bénéficiez des avantages de la dématérialisation grâce à l’e-invoicing
Vous pouvez bénéficier des avantages de la dématérialisation en émettant des factures par voie électronique :
- Economie en matière de traitement: vous pouvez abolir les affranchissements postaux et les impressions.
- Gain de temps: Via la plateforme de facture, la facture créée par l’ERP sera transmise immédiatement à son destinataire.
- Contrôles sécurisés: La plateforme assure la conformité de la facture aux règles fiscales et comptables et son envoi jusqu’à son destinataire.
- Gains en trésorerie : Sur la plateforme, vous pouvez consulter le statut du cycle de vie de la facture jusqu’à son paiement.