Sur quels critères choisir une suite bureautique ?
Quelles sont les suites les plus utilisées dans entreprise, et pourquoi ?
Quelles sont les suites les plus appropriées pour différents profils (individus, TPE, étudiants et enseignants) ?
Que valent les solutions gratuites ?
C’est à toutes ces questions que j’essaie de répondre dans ce Dossier spécial. Cela vous aidera, j’espère mieux comprendre les enjeux, et des choix éclairés, qu’ils soient personnels ou professionnels.
Voici la structure détaillée de ce dossier pour retrouver facilement chaque partie :
- Critères de sélection d’une suite bureautique
- En entreprise, le cloud devient un must
- Chiffres Cloud
- Les suites bureautiques dans le cloud
- Clouds privés
- Les applications Web remplacent-elles les applications de bureau ?
- Les 2 principales suites de bureaux de l’entreprise
- Microsoft Office
- Suite G
- Challengers pour le bureau
- Bureau WPS
- LibreOffice
- Leurs limites
- Challengers pour le web
- Passer d’une suite bureautique à une autre
- Suites bureautiques pour particuliers et TPE
- Solutions gratuites
- Solutions payantes
- Solutions pour les étudiants et les enseignants
- Office 365 Éducation
- WPS Office Premium
- En synthèse
Critères de sélection d’une suite bureautique
Pour s’y retrouver dans la jungle des suites bureautiques, plusieurs facteurs méritent votre attention :
- Ampleur des fonctionnalités proposées (traitement de texte, tableur, présentation, etc.)
- Disponibilité des applications sur différents supports (ordinateur, mobile, web)
- Intégration avec le système d’exploitation et les autres logiciels utilisés
- Capacité de l’éditeur à faire évoluer la suite selon les usages
- Facilité de déploiement et de maintenance
- Facilité d’utilisation au quotidien
- Tarification
- Compatibilité avec les standards de formats (ODF, OOXML, SVG, MathML…)
Évidemment, la grille de sélection varie énormément selon qu’on parle d’une grande entreprise, d’un indépendant ou d’un étudiant. Les besoins ne sont pas les mêmes, et les arbitrages non plus.
La suite de cet article détaille les options pertinentes en fonction du profil utilisateur.
En entreprise, le cloud devient un must
Pour maintenir leur efficacité et accompagner leur développement, les entreprises, surtout de grande taille, doivent répondre à cinq enjeux structurants :
- Collaboration : partage de documents, travail en équipe, organisation de réunions à distance, échanges avec des clients ou partenaires éloignés…
- Mobilité : accès aux outils depuis n’importe où, sur tout type d’appareil, avec ou sans connexion
- Sécurité : contrôle des accès, gestion de l’authentification, sauvegarde et protection contre les attaques
- Évolutivité : adaptation rapide de la solution à la croissance du nombre d’utilisateurs, sans rupture technique
- Disponibilité : continuité de service, sans interruption ni perte de données
Mettre en place et maintenir une infrastructure capable de répondre à ces exigences demande des moyens considérables. D’où le choix croissant des entreprises de confier ces aspects à des géants du cloud comme Microsoft, Google ou Amazon, dont la puissance de frappe technologique n’est plus à démontrer.
Le cloud facilite l’accès à des applications web toujours plus performantes, sans pour autant exclure les logiciels de bureau. L’enjeu : assurer une cohérence entre les deux univers.
Chiffres Cloud
Un rapport publié par File19 reprend une étude de Bitglass (2018), société de la Silicon Valley spécialisée dans la sécurité cloud.
L’analyse de 135 000 domaines d’organisations a permis de mesurer l’adoption des principales solutions de productivité en mode cloud à l’échelle mondiale.
Voici l’évolution du recours aux services cloud :
Taux d’adoption des services cloud d’entreprise et d’organisation. Les chiffres montrent une adoption massive du cloud par les entreprises.
Les suites bureautiques sont au cœur de cet écosystème numérique.
Suites Office dans le cloud
Les grands éditeurs proposent désormais leurs suites bureautiques en version cloud, parfois complétées de services additionnels. Microsoft, Google, mais aussi OnlyOffice, s’inscrivent dans cette dynamique.
Google, avec sa Suite G, a fait le choix radical de l’ultra-dématérialisation : tout est accessible en ligne, aucune application de bureau à installer.
OnlyOffice offre une solution hébergée sur AWS ou OVH Cloud, pratique pour celles et ceux qui souhaitent garder leurs données sur le territoire français.
Clouds privés
Le cloud public séduit par sa simplicité, mais certains groupes tiennent à garder la main sur leurs infrastructures et leurs données. Ils optent alors pour un cloud privé déployé sur leurs propres serveurs.
Des solutions gratuites comme OnlyOffice et LibreOffice Online peuvent être intégrées à des serveurs maison, complétées par des outils d’authentification et de stockage en ligne, comme expliqué sur cette page.
Les applications Web remplacent-elles les applications de bureau ?
L’essor des applications web pose la question de leur capacité à remplacer les logiciels traditionnels. Google ne propose plus aucun logiciel à installer, tandis qu’OnlyOffice décline ses applications web en version bureau.
Les connexions Internet plus rapides et les progrès technologiques permettent aujourd’hui d’obtenir une expérience utilisateur très proche de celle d’un logiciel local.
Mais les applications de bureau n’ont pas dit leur dernier mot. Elles se perfectionnent, proposent des fonctions avancées et une productivité nettement supérieure pour certains usages.
Pour de nombreux métiers, les logiciels de bureau restent incontournables.
Ils tirent aussi parti des services web pour la traduction, les modèles en ligne ou le stockage cloud.
Le principal défi est d’assurer une parfaite compatibilité d’affichage et d’édition entre les versions web et bureau. Sur ce point, Microsoft et OnlyOffice font figure de référence ; OnlyOffice se démarque même dans certains cas très pointus.
Les 2 principales suites de bureaux de l’entreprise
Le marché professionnel est dominé par deux géants : Microsoft 365 (ex-Office 365) et Google G Suite.
L’étude Bitglass citée plus haut illustre leur progression :
Taux d’adoption pour les suites Office 365 et G suite bureautique en entreprise
En 2018, plus de 56% des entreprises travaillaient avec Office 365, tandis que G Suite équipait près d’un quart des organisations.
La courbe est ascendante pour Office 365, alors que G Suite marque le pas depuis 2016.
Un point faible subsiste chez Google : l’absence d’application de bureau.
Zoom sur les propositions de Microsoft et Google pour les professionnels.
Microsoft Office
Microsoft propose deux modèles d’acquisition :
- Versions classiques : Office 2010, 2013, 2016, 2019… à achat unique, particulièrement prisées des PME.
- Office 365 : abonnement par utilisateur, paiement mensuel avec engagement annuel, décliné en trois niveaux (Business Essentials, Business, Business Premium).
Bureau Famille et Petite Entreprise 2019 comprend les logiciels suivants (pour Windows ou Mac OS) :
- Outlook (messagerie et calendrier)
- Word (traitement de texte)
- Excel (tableur)
- PowerPoint (présentations)
- OneNote (prise de notes)
La licence ne concerne qu’un seul ordinateur.
Bureau Professionnel 2019 ajoute :
- Publisher (création de supports de communication)
- Access (gestion de bases de données)
Office 365 reprend ces logiciels et en ajoute d’autres selon la formule :
- Versions web de Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook avec coédition en temps réel
- Services cloud variés
- Applications mobiles pour iOS et Android (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote)
- Exchange (messagerie pro et calendrier)
- OneDrive (stockage et partage en ligne)
- SharePoint (GED et intranet)
- Microsoft Teams (réunions, chat, calendrier)
- Microsoft Bookings (gestion de rendez-vous)
- Sécurité avancée (contrôle d’accès, politiques de mot de passe, etc.)
Chaque utilisateur a le droit d’installer Office 365 sur cinq appareils en simultané (ordinateurs, tablettes, smartphones).
Deux ressources complémentaires détaillent les différences entre Office 2019 et Office 365 et les trois niveaux d’Office 365 pour les entreprises.
Début 2020, Office 365 équipait plus d’un million d’entreprises dans le monde, dont la majorité aux États-Unis.
Suite G
Google ne propose pas d’application de bureau mais s’appuie sur la force de son cloud.
Les applications de la G Suite couvrent quatre axes :
G Suite Office Suite logicielle et services
- Connecter
- Gmail (messagerie)
- Agenda
- Hangouts Chat (messagerie d’équipe sécurisée)
- Hangouts Meet (visioconférence)
- Créer
- Docs (traitement de texte)
- Sheets (tableur)
- Forms (formulaires)
- Slides (présentations)
- Sites (création de site Web)
- App Maker (développement d’applications simplifié)
- Keep (gestion de notes et tâches)
- Jamboard (tableau blanc collaboratif)
- Accéder
- Drive (stockage et partage de fichiers)
- Cloud Search (recherche unifiée)
- Contrôler
- Admin (gestion des comptes et appareils)
- Vault (archivage, recherche et export de données)
- Gestion des appareils mobiles
La plupart de ces services existent sous forme d’applications mobiles (Android/iOS).
G Suite se décline en trois niveaux (Basic, Business, Enterprise), détaillés sur cette page.
Challengers pour le bureau
Du côté des alternatives crédibles à Microsoft Office sur le poste de travail, l’offre reste restreinte.
Deux suites sortent du lot :
Bureau WPS
Développée par Kingsoft depuis 1988, WPS Office revendiquait plus de 300 millions d’utilisateurs actifs mensuels en 2019. Le logiciel séduit autant les particuliers que les acteurs publics et privés.
Disponible sur Windows, Mac OS, Linux, Android et iOS, il propose quatre applications : Writer, Tableur, Présentation, Outils PDF.
Trois offres existent :
- Gratuite (usage personnel)
- Pro (abonnement annuel ou achat définitif)
- Premium (abonnement mensuel ou annuel)
La compatibilité avec les formats Microsoft et Google est assurée.
Pour comprendre en détail pourquoi cette suite s’impose comme la meilleure alternative à Microsoft Office sur ordinateur, cet article propose une analyse complète.
LibreOffice
Lancé par Sun Microsystems en 2000 sous le nom OpenOffice.org, le projet est devenu LibreOffice après une scission en 2011.
Deux branches subsistent :
- Apache OpenOffice, maintenu par la fondation Apache
- LibreOffice, développé par The Document Foundation et animé par une large communauté
Les deux suites existent sur Windows, Mac OS et Linux. Une déclinaison Android, Andropen Office, est disponible.
Ces logiciels ont conquis de nombreux organismes publics, notamment grâce à leur adoption du format ouvert ODF. Ils sont aussi compatibles avec l’OOXML de Microsoft.
Note : OOXML (Office Open XML) est le standard développé par Microsoft.
OpenOffice et LibreOffice comprennent les modules suivants :
- Writer (traitement de texte)
- Calc (tableur)
- Impress (présentation)
- Draw (dessin)
- Math (édition de formules)
- Base (gestion de bases de données Firebird ou HSQL DB)
LibreOffice peut être enrichi grâce à des extensions.
OpenOffice n’est quasiment plus maintenu et tend à disparaître. Plus d’informations sur cette page.
LibreOffice, en revanche, reste très actif avec deux mises à jour majeures chaque année (mars et septembre).
En 2018, LibreOffice revendiquait 200 millions d’utilisateurs, dont un quart d’étudiants. Les chiffres concernant l’adoption par les entreprises restent flous.
Mon analyse personnelle : LibreOffice souffre de deux faiblesses : une compatibilité parfois aléatoire avec les formats Microsoft, et une ergonomie qui peut freiner la productivité.
Leurs limites
WPS Office et LibreOffice ne répondent pas à tous les besoins professionnels : absence de client mail, de calendrier ou de solution intégrée pour la visioconférence. Il faut donc les compléter par d’autres logiciels, au risque de perdre en cohérence ou en fluidité, notamment lors du transfert de documents d’une application à l’autre.
Challengers pour le web
Les suites bureautiques en ligne proposent parfois des outils de collaboration ou de gestion de projet intégrés.
WPS Office, en revanche, n’a pas encore investi sérieusement le web : ses applications sont disponibles en ligne mais restent limitées par rapport aux leaders du marché.
Pour une alternative solide sur le web, Zoho Docs et surtout OnlyOffice offrent des fonctionnalités innovantes, gratuites et adaptées à des besoins variés.
Passer d’une suite bureautique à une autre
Changer de suite bureautique dans une grande structure, notamment pour basculer d’une offre payante à une solution libre, constitue un défi logistique et humain. Plusieurs écueils se dressent :
- Coût d’intégration de la nouvelle suite dans le système existant
- Risques de bugs ou de coupures lors de la migration
- Baisse transitoire de la productivité, liée au changement d’habitudes
- Investissement en formation pour les collaborateurs
Suites Office pour particuliers et TPE
Pour les particuliers et les très petites entreprises, les besoins de collaboration et de mobilité sont limités par rapport aux grandes structures.
Les fonctionnalités avancées (gestion de bases de données, simulation financière, publipostage…) sont rarement utilisées, ce qui rend certains outils comme Access ou Power Pivot peu pertinents.
Le prix et la simplicité d’utilisation prennent le dessus. Les solutions libres séduisent particulièrement les étudiants et les petits budgets.
Solutions gratuites
Voici les principales options gratuites à envisager :
- Office Online (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) en version web chez Microsoft
- Google Docs, Sheets, Slides et Forms en ligne
- OnlyOffice en version web
- WPS Office et LibreOffice sur ordinateur
Solutions payantes
Microsoft reste le seul à proposer des solutions payantes aux particuliers et TPE, via Office 2019 et Office 365.
Le détail de ces offres figure sur cette page.
Voici les principaux arguments qui poussent un particulier à acheter Office 365 ou Office 2019 :
- Continuité avec le bureau : utiliser chez soi le même outil qu’au travail, et profiter immédiatement de ses automatismes
- Plus-value sur le CV : la maîtrise d’Office reste valorisée, notamment dans les métiers du secrétariat, de la gestion ou de la comptabilité
- Simplicité d’utilisation : Word et Excel intègrent des outils de mise en forme (styles, thèmes) qui facilitent la création de documents soignés
- Prix attractif : il est possible de trouver des licences Office 2019 à moins de 15€, et des réductions intéressantes sur Office 365 (-25%)
Avantages d’Office 365
Office 365 se distingue en offrant, par rapport à Office 2019 :
- Partage familial : jusqu’à six utilisateurs, chacun pouvant installer la suite sur tous ses appareils et se connecter sur cinq périphériques simultanément
- 1 To de stockage en ligne pour chaque personne via OneDrive
- Fonctionnalités supplémentaires dans OneNote et Sway
- Accès immédiat aux nouveautés logicielles, sans attendre une nouvelle version tous les trois ans
En mars 2020, Office 365 comptait 258 millions d’utilisateurs mensuels actifs.
Solutions pour les étudiants et les enseignants
Les besoins des étudiants et enseignants rejoignent globalement ceux des particuliers et TPE, avec un accent renforcé sur la collaboration pédagogique.
Microsoft a développé des offres spécifiques pour ce public, tandis que WPS propose gratuitement son offre Pro aux étudiants et enseignants.
L’abonnement passe par l’établissement, qui le met ensuite à disposition de ses membres.
Les outils peuvent alors être installés et utilisés à domicile gratuitement.
Voici les abonnements disponibles :
Office 365 Éducation
Trois formules sont proposées aux établissements :
A1 : accès gratuit aux applications web (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote) et aux principaux services cloud de Microsoft :
Logiciels et services inclus dans Office 365 Éducation
- Exchange (messagerie et calendrier)
- OneDrive (stockage et partage cloud)
- SharePoint (gestion documentaire, intranet)
- Microsoft Teams (collaboration, réunions, chat)
- Sway (présentation multimédia)
- Forms (enquêtes et questionnaires, résultats exploitables dans Excel)
- Stream (partage de vidéos en interne)
- Flow (automatisation de workflows entre applications)
- PowerApps (création d’applications métier)
- School Data Sync (synchronisation des données scolaires)
- Yammer (réseau social d’entreprise)
Certaines fonctions de OneNote facilitent la collaboration entre enseignants et élèves, détaillées sur cette page.
A3 : accès supplémentaire aux applications de bureau, à Publisher, Access et Réservations (gestion de rendez-vous).
A5 : accès aux outils de business intelligence (Power BI) et à des fonctions avancées de sécurité et de conformité.
Pour tous les détails et tarifs, consultez cette page.
WPS Office Premium
WPS Office Premium permet de bénéficier :
- Fonctions avancées dans Writer, Présentation et Tableur
- Conversion PDF en Word, fusion et séparation de documents PDF
- Accès à des modèles en ligne variés
- Installation possible sur neuf appareils (trois PC, six mobiles)
- 20 Go de stockage en ligne
En synthèse
Le choix d’une suite bureautique engage durablement l’activité d’une organisation. Un mauvais arbitrage peut peser lourd, tant sur la productivité que sur l’évolution à long terme.
Pour les particuliers et les TPE, la flexibilité prime, mais le coût ne devrait jamais être le seul critère : la compatibilité, le confort d’utilisation ou la valeur ajoutée sur le marché du travail méritent d’être pesés.
Si ce dossier vous a éclairé, libre à vous de le transmettre à vos proches ou collègues : ce partage m’encourage à continuer ces analyses approfondies.
Maintenant, dites-moi : quelle suite bureautique avez-vous choisie, et qu’est-ce qui a orienté votre décision ? Les commentaires sont ouverts.
